会場準備は、さらにその前準備が必要です!

やりたいことのイメージが広がる前段階

展示会を運営する場合、まずは展示する作品ありきになります。必死になって制作したり、探し回ったり、協力して仕上げたり、やり方は様々ですが、作品の数を揃えることが大前提ですね。そこからは、どうやって展示するのかを考えます。作品をよりよく見せるためにはどうするのか、腕の見せ所です。作品の並びやライティング、世界観やその作品の背景が伝わるような装飾など、こうしたいというイメージがたくさん湧いてくることでしょう。

いろいろな制約が明確になってくる設営前

展示会前日になると、作品の搬入やセッティングが始まります。膨らんだイメージを形にする作業はとても楽しいものです。ですが、会場の設備によってできないことや追加料金がかかることがあるのです。例えば、スポットライトの位置が固定で動かせなかったり、できると思っていたワイヤー吊りに重量制限があったりなどです。また、実際に会場入りして人の導線を考えると、設置したい場所に展示物がうまく収まらないこともよくあります。

臨機応変に対応することが必要になる会場準備

作品を集めることに掛かりきりになったり、設営イメージを図面の中だけで考えると思いもよらない制約が出てきたりするものです。前もって会場付近の人の動きや設備に関してはしっかり下調べをしておきましょう。会場の制約に合わせながら自分のイメージを形にするには、臨機応変さが必要となります。時間的制約もある搬入や会場設営時は、気持ちの面で追い詰められた状態にあることもあります。そして、不思議なもので、そういった切羽詰った状況のときこそ、素晴らしいアイデアが湧いてきたりするものなのです。

展示会の施工とは、展示会の会場手配・会場設営を行うことです。会場手配とは、展示会の規模に応じた会場を手配します。会場設営とは、展示会に必要な機材を設置します。